Szállásról a konferencia résztvevői egyénileg gondoskodnak, a foglalások intézése közvetlenül a szállásadókkal történik. A résztvevők számára korlátozott számban lehetőség lesz szálláshelyek igénybevételére a Debreceni Egyetem kollégiumainak vendégszobáiban (pl. Veres Péter Kollégium, Kossuth Lajos Kollégiumok, Sportkollégium, Markusovszky Kollégiumok), ennek foglalása is egyénileg történik.
A részvételi díj az október 20-i nyitófogadás mellett az október 21–22-i kávészüneteket tartalmazza. Az október 22-i záró vacsora (bankett) díja 10.000 Ft/fő, részvételi szándékukat a regisztrációs űrlapon tudják jelezni.
Az egyéb étkezésekről a konferencia résztvevői egyénileg gondoskodnak. Október 21–22-én ebédre javasoljuk a szomszédos egyetemi menza Agrár Étterem menüajánlatát 2.890 forintért. A kiszámíthatóság érdekében kérjük, ebédelési szándékukat és étkezési igényüket (vegetáriánus vagy „normál”) a regisztráció során jelezzék! Ez a jelzés még nem jár fogyasztási kötelezettséggel, de segít felmérni az igényt, és csak a várható létszámot közvetítjük az étterem felé.